Coordination jour J

Vous souhaitez organiser votre mariage par vous-même mais ne voulez pour rien au monde vous stresser le jour J ? Vous avez décidé de profiter à 1000% de vos invités et de tous les moments magiques ? Confiez-moi ce rôle, je gère pour vous les prestataires ainsi que le déroulé de la journée et l’installation de votre décoration.

FORMULE

Coordination jour J

Je peaufine avec vous les derniers préparatifs et établit un déroulé de la journée adapté à vos envies. Le jour J, je coordonne les prestataires, installe la décoration, accueille vos invités, gére le timing et solutionne les imprévus.

VIVEZ UNE JOURNÉE MAGIQUE SANS STRESS

Je devient le contact privilégié de tous les intervenants pour vous éviter d’être importunés à multiples reprises. Bref, j’orchestre votre journée en toute discrétion pour un mariage où seuls les rires, les regards complices et les larmes de joies trouveront leur place. Vous n’aurez qu’à savourer ces moments uniques en toute complicité avec vos familles et vos amis.

DEMANDE DE DEVIS

QU’EST-CE QU’UNE COORDINATION DU JOUR J ?

Vous vous êtes sans doute déjà posé la question : qu’est-ce que comprend exactement la coordination du jour J lorsqu’on fait appel à une wedding planner ?

Mon rôle commence bien avant le jour du mariage car détrompez-vous, il ne s’agit pas d’une simple installation d’éléments décoratifs. Je dois prendre en main le projet dans sa globalité pour pouvoir le gérer dans les moindres détails durant le grand jour. Il est important de me transmettre autant d’informations que possible. Pour cela, je prépare pour chaque couple un dossier d’organisation avec plusieurs tableaux qui vous guidera dans la transmission des éléments. Je vous accompagne bien sûr dans cette mission et je vous conseille sur les derniers points d’organisation. Cela permet également de mettre tout le déroulé de la journée à plat, de mieux visualiser votre mariage dans son ensemble et ainsi mettre le doigt sur des éléments auxquels vous n’aurez peut-être pas pensé. Cela aide également à faire le point sur l’état d’avancement et à préconiser les missions indispensables dont il faudra s’occuper ou éclaircir.

AU SERVICE DE TOUS LES PRESTATAIRES

Une fois que j’y vois plus clair dans votre projet, je contacte l’ensemble des prestataires pour me présenter et pour récapituler ce qui a été convenu et les responsabilités de chacun. Cela me permet de faire le lien entre tous les prestataires et fait souvent ressortir des contraintes qui peuvent influencer les uns et les autres, qu’il faut prendre en compte pour la coordination et les communiquer en amont aux concernés. J’élabore par la suite pour chaque prestataire ce que j’appelle une feuille de route. Ce document récapitule tout le cahier des charges, les informations essentielles, le planning, les contacts, les adresses importantes. Cela aide le professionnel à avoir une synthèse des informations les plus importantes et utiles et surtout définitives ce qui évite des erreurs ou des malentendus.

UN SUPPORT POUR VOS PROCHES ET LES ANIMATIONS

En dehors des prestataires, je prends également contact avec vos proches pour prendre connaissance des animations surprises qu’ils pensent préparer. Je peux les conseiller sur leur caractère, leur nombre et leur durée. Mais également sur leur planification dans la soirée, selon un ordre logique qui aura pour objectif de faire monter l’ambiance au fur et à mesure. Je m’assure également de tous les éléments techniques nécessaires, des formats et de la compatibilité. Je centralise toutes les animations sur un seul support, les vérifie en amont, les classe dans l’ordre de passage puis je les teste le jour J avant l’arrivée des convives. Cela permet de les lancer de manière fluide et de ne pas prendre du retard dans le planning de la soirée qui sera au préalable envoyé à tous les prestataires concernés, notamment le traiteur et le DJ pour qui cela va être déterminant dans la gestion de leur propre timing et contraintes.

MISE EN PLACE

Le jour J venu, j’arrive au lieu de réception en premier afin de pouvoir accueillir tous les prestataires et vérifier que leur installation correspond au cahier des charges qui a été convenu avec vous. Je suis également là pour répondre à toutes leurs questions et les aider en cas de besoin. J’installe parallèlement toute la décoration selon la check-list, les croquis ou les plans sur lesquels on aura travaillé ensemble en amont. Cela permet de mettre en place tout comme vous l’avez imaginé avec une touche de mon expérience et notre sens de l’esthétisme et du détail.

GESTION DU TIMING

Je suis ensuite présente aux cérémonies pour accueillir vos invités et les guider dans leur installation. Durant les cérémonies laïques ou religieuses, je m’occupe du plan d’assises et forme le cortège dans le bon ordre. Je gère ensuite tout le timing pour un déroulement sans aucun problème tout au long de la soirée. Je deviens votre interlocuteur unique, ce qui vous permet de ne pas être sans cesse importunés par tous les prestataires. Ainsi, vous pouvez profiter de votre journée sans stress et à 100%. En cas de changements ou d’imprévus qui peuvent survenir ou tout simplement de nouveaux souhaits, je suis là pour m’occuper de tout et de solutionner aux mieux les situations afin que les festivités restent fluides et que les invités passent un moment unique aussi bien que vous.

Je reste bien évidemment aussi discrète que possible, tout en demeurant toujours au service de tous les présents. Je ne m’éclipse qu’après que la pièce montée ait été servie et que les premières danses aient démarré. La nuit poursuit alors spontanément son cours dans une ambiance rythmée par les sons du DJ et l’enthousiasme de vos invités.

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